Jeder Bericht zeigt andere Umsätze

Es ist jeden Monat das gleiche: Die Umsatzsteuervoranmeldung steht an und ich muss meine monatlichen Umsätze zusammensuchen. Eigentlich ganz easy, denn im Seller Central gibt es doch alle notwendigen Berichte einfach zum downloaden, oder?

Und wenn das Jahr vorbei ist, geht es an die Gewinnermittlung. Deine Kosten kennst Du, aber auch hier müssen irgendwie die Umsätze Deines Amazon-Businesses ermittelt werden. Oder brauchst Du hier nur die Auszahlungen von Amazon?

Diese Fragen haben mich in letzter Zeit beschäftigt. Ein Post in der Controlling-Gruppe hat mich letztlich dazu bewegt, diesen Blogbeitrag zu verfassen. Ich werde versuchen hier mal etwas Klarheit hinein zu bringen. Da ich nur Controller, aber kein Steuerberater bin, kann ich keine Gewähr darauf geben, dass meine Aussagen zu den Steuerthemen passen. Ich beschreibe lediglich meine Vorgehensweise.

Im Kern geht es in den nächsten Absätzen also darum zu erklären, welchen Bericht Du für welchen Zweck nutzen kannst und was Du dabei außerdem noch beachten musst. Los geht’s…

Das Datum. Ist das wichtig?

Bevor es an die Berichte geht, muss ich hier doch noch einen anderen Absatz hineinschieben. Es ist sehr wichtig, dass Du weißt, nach welchem Datum Du eigentlich selektieren musst, wenn Du einen Bericht aufrufst. Meines Erachtens gibt es hierbei zwei relevante Daten:

1. Das Zahlungsdatum
2. Das Bestelldatum

Das Zahlungsdatum gibt Auskunft darüber, wann der Kunde die Bestellung gezahlt hat. Das Bestelldatum zeigt, wann der Kunde die Bestellung aufgegeben hat. In der Praxis ist das oft das gleiche Datum. Der Kunde kauft Montag morgens etwas und zahlt mit Kreditkarte bei Amazon am gleichen Tag. Der Zahlungseingang wird bei Amazon direkt verbucht und Dir gutgeschrieben.

Nun hat Amazon an Sonn- und Feiertagen aber nicht geschlossen. Bestellungen können also angelegt werden. Alle Zahlungen werden aber erst frühestens am nächsten Werktag verbucht und Dir gutgeschrieben. Hier würden sich die Tage also unterscheiden. Es gibt auch weitere Szenarien, wie bspw. Bestellungen spät abends, deren Zahlungseingang erst am Folgetag verbucht werden usw.

Unter der Annahme, dass Du Deinen steuerlichen Gewinn per EÜR ermittelst, ist für alle steuerlichen Dinge das Zahlungsdatum das entscheidende!

Um den Unterschied in der Praxis einmal zu verdeutlichen, siehst Du im felgenden Bild meine Umsätze über amazon.de vom Q3.2017. Je nachdem wo ich diese abrufe, kommen andere Zahlen heraus:

Neben dem Datum gibt es noch weitere Gründe für die Unterschiede. Darauf gehe ich aber nachher noch genauer ein.

Der Transaktionsbericht

Zu finden ist er unter: Berichte –> Zahlungen –> Berichte nach Zeitraum. Dort kannst Du einen neuen Bericht erstellen und wählst den Transaktionsbericht aus.

Der Bericht enthält folgende wichtige Daten:

• Zahlungsdatum
• Bestellnummer
• Umsätze
• Gutschriften
• Rabatte
• Gebühren
• Auszahlungen

Einschränkungen des Berichts:

• Nur der ausgewählte Marktplatz ist enthalten
• Keine Angaben zum Kunden (außer Land, Ort und PLZ)

Auf Basis dieses Berichtes kannst Du Deine Umsatzsteuervoranmeldung machen!

Aber Achtung: Die Umsätze, die Du hier in der Spalte Umsätze siehst, sind nicht die, die Du dabei angibst!

Vielmehr sind das die Preise für das unrabattierte Produkt. Umsatzsteuer zahlt der Kunde aber nur auf den tatsächlichen Rechnungsbetrag. D.h. wenn Du Rabatte angeboten hast, oder der Kunde extra Versandkosten zahlen musste, muss das entsprechend umgerechnet werden.

Ein Beispiel:

Im Transaktionsbericht siehst Du folgendes:

Der Kunde wird auf seiner Rechnung folgendes sehen:

Der Betrag von 19,56 Euro ist also relevant für Deine Umsatzsteuervoranmeldung. Natürlich musst Du dann noch den korrekten Umsatzsteuersatz anwenden. Vereinfacht nehme ich hier immer die gängigen 19% an.

Wie Du ganz oben in der Tabelle mit den Q3.2017 Umsätzen schon gelesen hast, nutze ich Billbee, um alle Rechnungen und Gutschriften automatisch erstellen zu lassen. Die Zahlen sind identisch mit denen des Transaktionsberichts. Entsprechend ziehe ich mir die Daten monatlich immer dort heraus. Damit erspare ich es mir, die Daten erst aufbereiten zu müssen.

Den Bericht exportieren

Auf meinem Instagram-Account findest Du ein kleines Video, wie der Import der Datei in Excel funktioniert.

Um den Bericht zu exportieren bzw. zu nutzen gehst Du folgendermaßen vor:

1. Du navigierst in Seller Central zu: Berichte –> Zahlungen –> Berichte nach Zeitraum und erstellst einen Transaktionsbericht
2. Du lädst die CSV-Datei herunter und speicherst sie ab
3. Du öffnest ein leeres Blatt in MS Excel und wählst den Menüpunkt „Daten“ –> „Externe Daten abrufen – aus Text“
4. Du wählst die gerade gespeicherte Datei aus und klickst auf „Öffnen“. Danach startet der Import-Assistent

Nur wenn Du den Bericht für amazon.co.uk heruntergeladen hast, musst Du noch Punkt und Komma tauschen. Andernfalls kannst Du nach Schritt 2 schon auf „Fertig stellen“ drücken:

Anschließend wählst Du noch aus, wo die Daten eingefügt werden sollen. Meistens wird das Zelle A1 ein:

Nachdem Du „OK“ gedrückt hast, erscheinen die Daten wohl struktriert in der Tabelle.

Die ersten 6 Zeilen kannst Du einfach entfernen. Über die verbleibenden Daten setzt Du einen Filter (Alles markieren, dann auf das Menü „Daten“ –> Filtern). Nun kannst Du mit den Daten arbeiten.

Der Bestellbericht

Hier gibt es gleich mehrere. Im Kern beinhalten Sie aber die gleichen Daten. Ich habe mir den Bericht „Von Amazon versandte Sendungen“ angesehen, da ich nur per FBA verkaufe. Du findest den Bericht unter: Berichte –> Versand durch Amazon –> Verkäufe –> Von Amazon versandte Sendungen.

Der Bericht enthält die folgenden wichtigen Daten:

• Bestellnummer
• Bestelldatum (purchase date)
• Zahlungsdatum (payments date)
• Lieferdatum (shipment date)
• Berichtsdatum (reporting date)
• Detaillierte Angaben zur Kundenadresse
• Trackingnummer der Sendung
• Vertriebskanal
• Fulfillment Center
• Umsätze
• Gutschriften
• Rabatte
• Gebühren

Einschränkungen des Berichts:

• Es sind keine Erstattungen enthalten

Dadurch, dass keine Erstattungen enthalten sind, scheidet dieser Bericht für steuerliche Zwecke aus. Auch, um den betriebswirtschaftlichen Gewinn (nicht steuerlich) zu ermitteln und Dein Business zu steuern, solltest Du Erstattungen mit einbeziehen. Somit ist der Bericht auch dafür raus.

Du kannst ihn aber trotzdem sinnvoll nutzen. Z.B. wenn Du analysieren willst, mit welchen Logistikdienstleister versendet wird, welches Lager das wichtigste für dich ist oder wie viele Tage zwischen Bestellung und Versand vergangen sind.

Wenn Du Dir nur die Bestellungen (also ohne Erstattungen) im Transaktionsbericht heraussuchst und diese mit dem Bestellbericht nach Zahlungsdatum vergleichst, kommt übrigens das gleiche heraus.

Den Bericht exportieren

Um den Bericht zu exportieren bzw. zu nutzen gehst Du sinngemäß genauso vor, wie beim Transaktionsbericht. Unterschiedlich ist, dass du keine CSV, sondern eine TXT-Datei herunterlädst. Der Importvorgang ist der gleiche. In Schritt 2 wählst Du aber als Trennzeichen nicht „Komma“, sondern „Tabstopp„.

Schritt 3 brauchst Du hier immer, da der Bericht immer englisch ist. Du musst also Komma und Punkt tauschen.

Hier gibt es keine Kopfzeilen, die Du entfernen musst. Füge einfach wieder einen Filter ein. Fertig.

Der Kennzahlenmonitor

Das ist eigentlich nicht wirklich ein Bericht, sondern eine Möglichkeit, Dir einen Überblick über Deine Performance zu verschaffen. Alles was Du hier siehst, sind die Bruttoumsätze Deiner Produkte. Rabatte oder Versandkosten sind dabei nicht berücksichtigt.

Du kommst dort folgendermaßen hin: Berichte –> Statistiken & Berichte.

Bei mir sieht das für Q3.2017 so aus:

Ich persönlich nutze das deshalb nie, weil mir die Details fehlen.

Wie ermittelst Du Deinen steuerlichen Gewinn?

Alle wichtigen Berichte hast Du jetzt kennengelernt. Neben der Umsatzsteuer gibt es aber noch eine weitere Herausforderung: Die Ermittlung Deines (steuerlichen) Gewinns.

Die Theorie ist auch wieder ziemlich einfach:

Einnahmen der Periode – Ausgaben der Periode = steuerlicher Gewinn der Periode

Die Einnahmen sind somit Deine Umsätze auf Amazon. Die Ausgaben beinhalten alle Amazongebühren, den Bezugspreis und diverse andere Fixkosten.

Das knifflige sind hierbei die Einnahmen. Relevant sind alle Eingänge auf Deinem Konto. Diese sollten später mit den Einnahmen übereinstimmen, die Du auch in deiner Buchführung benennst. Hier jedoch buchst Du nicht die Auszahlungen seitens Amazon, sondern die Bruttoumsätze, die Du aus dem Transaktionsbericht oder z.B. aus Billbee entnimmst.

In meinem Beispiel von oben wären das also 4720,37 Euro für den Dezember.

Amazon sendet Dir immer am Monatsanfang Mail mit den Gebührenrechnungen des Vormonats. Wenn Du all diese Gebühren nun vom Bruttoumsatz abziehst, solltest Du exakt den Betrag erhalten, den Amazon Dir auszahlt. (In der Realität beinhalten die tatsächlichen Auszahlungen allerdings monatsübergreifende Beträge)

Ich habe das mal nachgerechnet

Und siehe da: Es passt!

Allerdings gibt es auch hier wieder Stolpersteine. Die Werbekosten werden separat in Rechnung gestellt. Deshalb dürfen sie nicht mit in unsere Vergleichsrechnung mit einbezogen werden. Ebenso ist es mit den Erstattungen für defekten Lagerbestand. Dafür gibt es ebenfalls separate Rechnungen bzw. Gutschriften. Diese Beträge müssen dann wieder gewinnerhöhend mit einberechnet werden.

Es belieben also 2.803,91 Euro übrig. Der Gewinn ist das aber immer noch nicht. Hiervon muss nun noch die Umsatzsteuer ab und alle anderen Ausgaben, die Du in der Periode hattest.

Bitte beachte: Was ich gerade erklärt habe, ist die steuerliche Gewinnermittlung. Aus Kostenrechnungs-Sicht gibt es noch ein paar wenige Unterschiede bei den Kosten, die abgezogen werden müssen. Aber das passt hier nicht mehr rein 😉

Fazit – Welcher Bericht ist nun für was?

Ohne große Worte:

• Der Transaktionsbericht eignet sich als Basis für die steuerliche Gewinnermittlung und die Umsatzsteuervoranmeldung. Du musst dabei aber ein paar Dinge umbauen (siehe oben)
• Der Bestellbericht eignet sich, um verschiedene logistische Sachverhalte genauer zu analysieren.

Die Mischung macht’s

Du kannst beide Berichte miteinander kombinieren. Über die Bestellnummer kannst die Details des Bestellberichts mit den Zahlungsdaten des Transaktionsberichts verbinden!

Nur so erhältst Du dann das Bild, das wiederum aus Controlling-Sicht das wichtige ist: Die Umsätze und Erstattungen nach Bestelldatum